Vad gör man i styrelsearbetet i en samfällighet? Hur funkar det och vad ingår i ens roll som styrelsemedlem? I en styrelse kan alla hjälpas åt med olika uppgifter, och medlemmar i samfälligheten som inte sitter i styrelsen är självklart också varmt välkomna att hjälpa till med saker som behöver lösas för att det gemensamma ska fungera bra. Nedan finns dock en viss handledning i vad som traditionellt brukar vara de olika styrelsemedlemmarnas ansvar.
Som ordförande:
Ordförande väljs direkt av medlemmarna på den årliga föreningsstämman och sitter i två år. De viktigaste uppgifterna för ordföranden är att se till att styrelsen sammankallas, och att det tas beslut i de olika frågorna. Ordförande ska också hålla koll på att beslut sen faktiskt verkställs av de som tagit på sig jobbet. Styrelsesammanträden hålls efter behov, gärna efter en fastställd tidsplan. Tidigare har ca 4 styrelsemöten hållits per år. Ordförande ska också se till att information mellan styrelsen och medlemmarna funkar bra, även om det inte nödvändigtvis är denna som skickar ut infon.
Övriga styrelsemedlemmar väljs in av årsmötet som ledamöter och suppleanter, sen bestämmer styrelsen själv på ett så kallat ”konstituerande styrelsemöte” vem som ska sitta på vilken post. Styrelsen kan även ta in personer utanför styrelsen för särskilda uppdrag inom styrelsearbetet.
Kassör:
Kassörens ska se till att avgiften från medlemmarna till samfälligheten kommer in och att fakturor till samfällighetens leverantörer betalas. Den ska också föra någon slags redovisning över föreningens inkomster och utgifter, och se till att det finns underlag (t.ex kvitton och fakturor) för samtliga in- och utbetalningar. Kassören ansvarar också för att få till ett bokslut (ofta behövs hjälp av ngn som på området som är ekonom). Kassören ansvarar också för att förslag till budget läggs samt att förse revisor med allt denna behöver inför revision som ska ske före årsstämma.
Sekreterare:
Sekreteraren för protokoll över styrelsesammanträdena (gärna sparade i vår google drive). Sekreteraren skickar också ut kallelser till sammanträden och föreningsstämmorna 14 dagar före utsatt datum. Protokoll ska delges alla medlemmar då det är justerat och klart, tex via e-post. Sekreteraren gör ett förslag till verksamhetsberättelse (vad man gjort under året – se exempel under dokument). I uppgifterna ingår även att han/ hon ska förvara fysiska dokument och underteckna dem tillsammans med ordförande.
Revisor:
SFL (Samfällighetslagen) innehåller inte några närmare regler hur revisionen ska gå till, endast att någon kontroll av styrelsens förvaltning ska ske. Våra stadgar säger att revisor årligen ska sammanfatta sin granskning av styrelsen i en revisionsberättelse. I revisionsberättelsen ska det framgå vad revisorerna har granskat, t.ex. styrelseprotokoll, kassaböcker osv. Revisorerna ska i revisionsberättelsen ge förslag till huruvida de förslår årsmötet att bevilja styrelsen ansvarsfrihet eller inte. Revisorerna presenterar sin granskning för medlemmarna varje årsmöte. Detta görs innan årsmötets beslut i ansvarsfrihetsfrågan. Det ska finnas en revisor och en revisorssuppleant.
Ordinarie ledamot:
Övriga ledamöter kan ha olika uppgifter. Det bestäms inom styrelsen. Det ska finnas två ordinarie ledamöter utöver ordförande, kassör och sekreterare. Ledamöter väljs på två år.
Suppleant:
Suppleanter är ersättare till de ordinarie ledamöterna om de inte kan komma. Om en ledamot inte kan komma till ett möte ska denne meddela ordförande som ska kalla en suppleant i stället. Då har suppleanten rösträtt. Det ska finnas 2 suppleanter. De väljs på ett år.
När kan man ta beslut?
Styrelsen är beslutsför när kallelse skett i behörig ordning (en månad innan mötet) och minst halva styrelseantalet styrelseledamöter är närvarande. Om man har ett ärende som inte stått i kallelsen får man ändå ta beslut om det ifall 2/3 av styrelsen är närvarande och alla dessa är överens om beslutet.
Man gör det tillsammans
Trots att denna generella uppdelning av arbetsuppgifterna så har samtliga styrelseledamöter ett gemensamt ansvar, både för ekonomin och för protokollen.